artikel

Optimale inzet van het personeel met verfijnde planningstool

Achtergrond

‘We zorgen dat de juiste medewerker, op het juiste moment, op de juiste plaats en tegen de juiste kosten wordt ingezet.’ In een notendop zijn dat de kernactiviteiten van R&R WFM uit Veenendaal, volgens marketing-communicatie-adviseur Femke Koster. Een groeiend aantal supermarkten werkt met de planningstool.

Optimale inzet van het personeel met verfijnde planningstool

Het Veenendaalse bedrijf R&R WFM biedt workforcemanagement-oplossingen, waar verschillende supermarktketens gebruik van maken. Bij vestigingen van Albert Heijn-franchisers, Jumbo, Deen, Plus, Marqt en het Duitse Edeka adviseert het softwarebedrijf, op basis van omzetgegevens uit het verleden, over inzet van personeel. ‘Als er op zaterdag rond 11 uur een piekmoment is met de vraag naar croissantjes, zijn er in de bakkerij extra medewerkers nodig. Onze software signaleert dat,’ legt Femke Koster uit. ‘Sommige ondernemers vergeten extra personeel op de goede momenten in te zetten.’

marketing-communicatie-adviseur Femke Koster.

Marketing-communicatie-adviseur Femke Koster.

Zelf bijsturen

Koster benadrukt dat de supermarktondernemer, of de eindverantwoordelijke voor de personeelsinzet, te allen tijde zelf kan bijsturen. ‘Er zijn variabelen, die wij niet in beeld hebben zoals een groot zomerfeest in het dorp of een bijzonder koude weersvoorspelling die leidt tot extra verkoop van erwtensoep. In dat geval blijft de ondernemer zelf aan het roer en oordeelt dat er extra mankracht nodig is in bijvoorbeeld de slagerij’, aldus Koster die er aan toevoegt dat nieuw aan te trekken IT’ers bij R&R WFM óók deze variabelen in de toekomst gaan verwerken in de systemen.

Volgens de marketing communicatie adviseur verhoogt de planningssoftware niet alleen de effectiviteit, maar komt het de tevredenheid van de werknemer ook ten goede. ‘Er is niets prettiger voor een werknemer dan dat hij goed is ingepland. Hij of zij heeft dan duidelijkheid, zit beter in zijn vel en straalt dat uit naar de klanten’, aldus Koster.

De ondernemer staat altijd zelf aan het roer. Wij signaleren

Vier fases

Het workflowmanagementsysteem kent vier fases: prognose, rooster, realisatie en uitbetalen. ‘Wij geven op basis van een omzetprognose aan hoe de medewerkers op die dag en dat tijdstip het beste ingezet kunnen worden’, aldus Koster. ‘Het rooster wordt gecommuniceerd richting medewerkers, meestal drie weken van te voren zodat ze weten waar ze aan toe zijn.’

R&R Time

De daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer, worden in het onderdeel ‘realisatie’ weergegeven. Er wordt rekening gehouden met de cao-regels overwerk-toeslagen, ziekte, verlof en arbeidstijdenwetgeving. Femke Koster: ‘Dat is nodig om de juiste uitbetaling plaats te kunnen laten vinden. Onze software kan aan ons eigen tijdregistratiesysteem gekoppeld worden. R&R Time is het kloksysteem dat exact registreert hoeveel uren de mensen werken. R&R Time is geïntegreerd in de software van R&R WFM en de ondernemer kan met behulp van dit onderdeel ook altijd real time zien waar en op welke afdeling een medewerker aan het werk is. In geval van meerdere vestigingen heel prettig.’

61.000 gebruikers job app

Het softwarepakket is niet alleen uit te breiden met R&R Time, maar ook met de onder medewerkers populaire R&R job app. ‘Momenteel hebben we in Nederland en Duitsland zo’n 61.000 gebruikers van deze app en het aantal groeit nog iedere dag. Voor sommige ondernemers is het reden om voor ons te kiezen’, verklaart Femke Koster. ‘Medewerkers worden eenvoudig betrokken bij het planningsproces.’ Dit draagt volgens haar bij aan de betrokkenheid, motivatie en productiviteit van medewerkers.

Met de R&R job app hebben medewerkers zelf direct inzage in hun persoonlijke rooster en kunnen ze hun beschikbaarheid aangeven. Ook is het mogelijk verlof aan te vragen en het verlofsaldo in te zien. Ze kunnen ook verzoeken een dienst te ruilen met een collega, die vervolgens eenvoudig kan reageren via de app. Het blijft wel de leidinggevende die de keuze maakt wie de dienst overneemt. Ook schoolroosters kunnen in de app verwerkt worden. Veel supermarktketens of individuele ondernemers maken gebruik van R&R WFM. ‘Ook voor kleinere ondernemers als bakkers, bloemisten of slagers zijn onze systemen geschikt’, besluit Koster.

Dit artikel is gesponsord door R&R WFM.

Reageer op dit artikel